PDF и PDF/A: как архивировать файлы, чтобы они хранились десятилетиями

При развитии технологий и обновлении программного обеспечения важная информация может быть потеряна. Так же как на современных компьютерах, сложно открыть большинство Word документов 30-летней давности.

Специалисты могут восстанавливать файлы со старых компьютеров и носителей информации — дискет или компакт-дисков. Но что делать рядовому пользователю ПК, чтобы не потерять важный документ спустя десятки лет? Решением может быть формат PDF/A. В таком виде ваша цифровая информация – от фотографий до таблиц или текстовых файлов – будет находиться в безопасности десятилетиями.

Что такое формат PDF/A и в чем его преимущества

Директор службы цифрового хранения в Мичиганском университете Ланс Стючелл объяснил в комментарии Wired, что программное обеспечение со временем меняется, а документы становятся устаревшими. Обновление такого программного обеспечения, как Microsoft Word, означает, что файлы, которые прекрасно открывались в конце 80-х, не открываются в 2020-х.

Специалист посоветовал пользователям экспортировать файлы в открытом формате – особенно, если нужно сохранить их доступными в долгосрочной перспективе.

Для документов он рекомендует PDF/A – открытый стандарт, созданный на основе формата от Adobe. Он содержит все, что нужно для открытия файла, включая шрифты, используемые в документе. Microsoft Office, LibreOffice и Adobe Acrobat поддерживают соответствующий экспорт, что означает, что создать такой файл относительно легко.

Такой формат гарантирует, что ваш документ останется неизменным и читабельным в течение многих лет, даже если технологии изменятся. Он отличается от обычного PDF, поскольку последний является активно меняющимся коммерческим продуктом и не подходит для длительного хранения. А вот PDF/A – это его открытый подвид, специально разработанный для архивирования. Он содержит только информацию, необходимую для сохранения документа, и не включает в себя элементы, которые могут привести к проблемам в будущем.

Преимущества хранения документов в форматах открытого типа:

• Независимость от ПО. Документы, сохраненные в этом формате, можно открыть на любом компьютере с помощью бесплатных программ, таких как Adobe Reader.
• Сохранение форматирования. Даже если вы откроете файл спустя много лет, он будет выглядеть так же, как и тогда, когда вы его создали, включая шрифты, изображения и т.п.
• Длительное хранение. Формат устойчив к изменениям в технологиях, поэтому идеален для сохранения, например, договоров, научных работ, исторических документов и т.п.

Как создавать файлы открытого стандарта

В зависимости от потребностей и возможностей пользователя создать файл в таком формате можно несколькими способами. Если вам нужна простая конвертация, онлайн-сервисов будет достаточно. Для более сложных задач лучше использовать специализированное программное обеспечение или встроенные функции профессиональных программ.

Специализированные программы обычно имеют встроенную функцию проверки соответствия стандарту. Ею следует пользоваться, чтобы быть уверенными в качестве архивирования документа.

Как сохранить документ в формате PDF/A: пошаговая инструкция

Использование в Microsoft Word:

1. Откройте документ в Microsoft Word.
2. Выделите меню «Файл» > «Сохранить как».
3. В списке форматов выберите «PDF».
4. Перед сохранением нажмите кнопку «Параметры» и выберите «Опубликовать как PDF/A».
5. Сохраните файл. Word автоматически преобразует его в формат PDF/A.

Сохранение в PDF/A с помощью онлайн-сервисов

Существует множество бесплатных онлайн-сервисов, позволяющих конвертировать файлы в этот формат. Просто загрузите файл на сайт, выберите необходимые параметры и загрузите готовый файл. Примеры таких сервисов: PDF24, AvePDF, FreePDFConvert.

Однако в таком случае следует помнить о цифровой безопасности. Ведь когда вы скачиваете документ на любой онлайн-сервис, то передаете контроль над этим файлом другой стороне. Даже если служба заявляет о конфиденциальности, существует потенциальная угроза, что ваши данные могут быть использованы не по назначению.

Использование программного обеспечения

Приложения, такие как Foxit PhantomPDF или Nitro также имеют функции для создания файлов. Пользоваться ими достаточно просто:

• откройте документ в программе;
• Найдите «Сохранить как PDF/A» в меню сохранения.

В отличие от обычных форматов файлов он специально разработан для архивирования. У него более жесткие требования к структуре документа, что гарантирует его долговечность. Поэтому это не просто формат для хранения, а возможность передать ценную информацию будущим поколениям или даже без преувеличения внести вклад в историю.